2014/12/29

向上管理 : 不被罵的會議

我曾經和一位個性又直又急的主管共事,在會議上,哪位部門經理的週簡報出了問題,他可是從來不客氣,會直接點出 ; 那陣子有位特別黑的經理,在會後問我「BeN哥~ 為什麼你週報從來都不會被老闆罵?」我回答他「因為老闆已經看第二次了」。


先讓老闆看過預告片

這是一個向上管理的小技巧,會議每週三舉行,要報告過去一週的工作進度及下週規劃,我會在週一的上午和團隊的夥伴們開會,將大家的工作進度匯整成週報的初稿,在當天晚上先轉成 PDF檔 email給老闆 ; 大部份的時候,當天晚上就能收到心直口快的點評「這個專案怎麼這麼慢、那個合作計劃怎麼沒有報,然後那個下月規劃先不要報」,得到這些資訊,簡直就像是在樂透開獎之前知道號碼一樣! 於是就可以很充裕的利用週二的時間調整簡報 (或加緊落後專案的進度),等到報告當天,不只自己心理踏實的多,老闆有時候還會不耐煩的要你報快一點,這不是很多人開會時的夢想嗎 (誤)。










https://www.youtube.com/watch?v=SO51UQlxVyw

老闆可不喜歡驚喜

你的老闆跟女朋友不一樣,他不喜歡100個人助陣的秘密求婚驚喜,大部份的主管們希望能掌握工作進度,員工遇上的困難,而不是到了會議上才來舉手要資源 ; 記得有次某位主管被詢問落後的進度,他告訴老闆說現在想要在會議上跟大家討論,請求協助,老闆理智線斷掉瞬間丟出的話我現在還清楚記得,他說「這個會議沒這麼偉大!」他明確的告訴這位主管,平時就應該跨部門協調,而不是在會議上用所有人的時間,處理你自己的專案。

與這樣的老闆合作,在出差的時候,我回報工作進度的頻率會拉高到另一個層次 ;「老闆,已抵達香港,明日預計 9點進公司,10點和香港區總經理開會,下午....」「老闆,今日完成工作內容....,明日預計...」只差沒有跟老闆說睡前晚安了 ; 幾次之後,老闆告訴我,他相信我 (應該是覺得很煩),我只要在出差結束後,寄一份總結報告給他就好,這時你知道,成就解開了!



團隊夥伴也需要看到 “第二次"

領導就像船長一樣,隨時讓夥伴們知道身在何處,為何而戰是很重要的 ; 在週會議結束後,我通常會將最終版的簡報也讓團隊夥伴看過,讓大家知道「我的主管和老闆說了什麼」和「老闆的反應是什麼」,有助於團隊間的信任建立,以及了解公司的方向和想法,有的時候夾心主管們總埋怨下屬不懂你的壓力,可以試著這麼做,一定會有幫助!

2014/12/25

主管職稱給你的是義務,不是權力




你一定見過那種「以職稱決定對方高度和自己態度」的人,在社交場合交換名片時,看到你的職稱是專員,就隨口聊幾句轉身離開,想去找名片上抬頭是總字輩的人 ; 在公司內部,這類型的人往往仗著自己的職稱高度,就以為自己有相應的能力和權力,但事實上,職稱給你的只有義務 - 領導和輔導的義務。

我認識一位熱血主管,他常常花心思組織內部的教育訓練,示範的都是他數十年來的實務經驗,更常常將網路上不錯的文章轉寄給下屬,希望他們吸收更多的知識 ; 有一次下屬犯了錯,他忍不住唸了幾句「上次寄給你的文章不是有教這件事嗎?」這才發現,根本沒有人在意他的認真,大家只想逃避 ; 我告訴他這個狀況,他一臉無辜說「可是,我都是出於善意啊!」
http://goo.gl/fVkMvD


事實上主管們,特別是新上任的主管們,不要著急於展現能力或教育下屬,想要領導和輔導之前,必需先獲得領導和輔導的權力,他的名字叫「信任」。


「信任」來自於能力的 "信服" 和品格的 "認同"


能力的信服

適當的時候,以力服人是必要的。我有一陣子因為忙碌於不同的專案,一轉間居然有將近半年的時間沒有登台講課,那一段期間所有的課程,都交由團隊的其它講師負責,他們的授課能力也隨之大幅提升,而後來開了一堂非我不可的課程,在那之前,其實我花了很多的時間用力的準備著,還好,課程結束下台後,團隊的第一講師跟我說了句「BeN你還是很會上課嘛!」呼~好驚險!


我總是會將團隊夥伴視為能力旗鼓相當的夥伴,不管在什麼領域,他們總有獨到之處會超越你,而主管的職稱,給你的只有要不斷領先,要一直有料分享,才夠格的壓力,只有不斷的向前奔跑,讓下屬看到你也在持續成長,你才有資格要求他們學習。
http://goo.gl/3UX7hD









品格的認同

佳節期間,辛苦的工作之餘,大家總會想請個特休年假出去旅行,放鬆一下自己,我曾見過一位主管,因為臨時的專案,發信取消了下屬已核準的年假申請,而他發信的時間,是他自己特休連假的前一天。

有的時候我們會覺得,明明自己的方法那麼有效,那些知識都經過實務的驗證,為什麼下屬就是不想向你學習,就是不採用呢? 對事不對人是理想上的客觀,人性實際上很難克服「主管每天遲到,在唸你為什麼中午外出用餐晚回辦公室,你心裡完全沒有OS」的狀況,想讓下屬在品格上認同,「以身作則」是最佳方案。

http://goo.gl/9ughC7

我們之前談過許多上行下效的例子,那不僅在工作領域上,生活方面也是。跨年夜要到了,我想很多人會去喝個痛快,瘋狂到半夜,身為主管的你,不妨在這時候跳出來說「明天早班,我來開店吧,你們睡晚一點!」

2014/12/10

專業,就是用對方聽的懂的話,去告訴他不懂的事情

很多年前我去了某一間蘋果電腦經銷商做神秘客,很剛好有一對母女來向店員詢問使用上的問題,以下是他們的對話內容 :


媽媽:「您好,我的電腦用蘋果系統開機時,聽音樂有聲音,但切換到 Windows時,就沒有聲音了,該怎麼處理?」
店員:「哦~ 因為 Driver ( *註) 啊!」
媽媽:「那...那該怎麼做呢? (疑惑)」
店員:「很簡單啊,把 Driver install就好了!」
媽媽:「哦哦...」


接著就轉頭準備要離開,我想是因為店員那副「這什麼蠢問題」的態度,讓媽媽覺得自己很像一個笨蛋,所以不想再問下去了,但這時女兒想說這樣問題沒有解決,所以又補了一個問題:


「那我們該怎麼 install呢?」


這個店員更厲害了,他回:

「我們每台 Mac都有 bundle的 system disc,你丟進 cd-rom就會 auto-run了!」


於是乎,兩個人一起轉頭走掉了 ;

在一旁的我立即了解到,這家經銷商的店員專業能力真是沒話講,但實際上卻無法幫助公司太多,因為專業必需要能變成實際的效益才有用 ; 這位店員的問題是他使用了過多的專有名詞,而這些專有名詞,正是這一次顧客服務過程的隱形殺手。


隔行如隔山,過度的專有名詞使用,常常會嚴重影響工作績效、團隊溝通、顧客服務...許多方面,而這恐怖的炸彈,通常有三個特質 :



在出其不意的地方出現

每一個行業總是會有自己的行話,在同一個領域待久了,總是會不自覺自己在使用專有名詞 ; 我曾經聽過一間餐廳的客訴案例,在三位客人都點了促銷的豬排套餐之後,點餐人員就直接用對講機跟廚房說「客人三位都是豬」,聽起來雖然有點好笑又無奈,但這不就是內部用語所害的嗎?



你的理解 ≠ 我的理解

因為每一間公司的營運、組織方式都不相同,同樣的職務名稱如 : 整合行銷企劃、專案顧問...等,實際上在做的工作內容可能大不相同 ; 有一次我和某間企業洽談社群行銷合作,和對方職稱為「整合行銷」的人員碰面之後,才發現不是他負責的項目,他說,在他們公司,負責社群的人職稱叫「網路專案企劃」; 就因為每間公司都能發明自己的新名詞,所以沾沾自喜於這些創意之前,也要想一下極有可能造成溝通障礙的風險。



沒有人會告訴你

我喜歡喝星巴克,點完餐後有時店員會跟我說「好的請等一下,我先幫你 “傳杯”」,第一次聽到的時候我人在高雄,以為這是品牌在地化的貼心行為 -「我先幫你 “傳 (台語,意思為 準備) 杯」,後來才發現全國的星巴克都偶有發生,由於工作的領域很在意溝通技巧,所以我就詢問了店員,才了解 “傳杯” 的意思是 “將點好餐的飲料杯子傳給做飲料的店員” 的動作 ; 我想大部份的時候,我們都會因為無傷大雅,選擇不在意而帶過,但就是因為這個 “帶過”,常常讓許多重要的會議或對談,擱淺在無形之中,因為 “我聽不懂,而我也不會告訴你我聽不懂”。


在蘋果零售經銷商任職期間,有時候我會聽到這樣的對話 :

客人:「你好,我想買電腦。」

店員:「想買桌機還是筆電?」

客人:「唔...筆電好了。」

店員:「那你要 Pro還是 Air ?」

客人:「啊…唔...Pro好了。」

店員:「那要 Retina的嗎?」

客人:「...........」


最後客人走了,店員還嫌客人不識貨,其實這一切,都是因為 “太專業”所害,切記,真正好的專業,是用對方聽的懂的話,去告訴他不懂的事情。


*註 : Driver在電腦的世界是 “驅動程式”的意思,電腦的硬體裝置如印表機,都必需安裝其專屬的驅動程式,才能正常運作 ; 本文中之所以在 Windows系統播音樂沒有聲音,是因為尚未安裝音效卡的 Driver。

2014/11/10

招募,請交給行銷部門去做

http://galleryhip.com/happy-employee-at-desk.html

很多人問我過我,”人才招募” 是一個什麼樣的工作呢? 我的答案是 “行銷”。

通常在企業裡,招募工作理所當然會交給人資部門負責,但我相信擔任人資工作的夥伴都會認同「高薪不見得找的到好人才」這句話,雖然薪資大部份的時候是有效的第一步誘餌,但優秀的人才通常會考慮更多的因素例如資源舞台、發展潛力、是否能學習新事物,當然還有公司文化。

http://blog.tslmarketing.com

在協助企業做內部培訓的過程中,我親眼見過許多優秀的團隊,即使沒有公佈徵才訊息,每個月仍然有高達2、3百名求職者試著想要加入,那是他們既有編制的4、5倍的量,究竟他們 “賣” 了什麼出去,讓人才拚命的湧入呢? 我觀察歸納出三個原因 :


http://infinitemarketing.info/social-media-marketing/

親身經驗
消費者變成工作夥伴是有可能的,只要消費的過程令人感到愉悅,並且認同,喜歡工作人員提供的服務方式,通常這一定是因為在好的企業文化,領導者上行下效的影響之下,讓工作人員無形之中傳遞了那熱情及快樂的氛圍 ; 說不定你親身經歷過這樣的用餐經驗,若是服務人員臭臉,然後很大力的把餐點放在桌上,沒有介紹轉頭就走,我們就會立即有「這間公司的教育訓練怎麼都沒做好」的感覺,當然,你也就絕對不會想要在這間公司任職,所以我們常說「快樂員工帶來快樂顧客」,而滿意的顧客,當然就有可能變成嚮往加入你團隊的求職者囉!


http://www.leadinginhouse.com/2011/08/self-appraisals-for-in-house-counsel.html

大眾評價
只有自大又過時的企業才會覺得是他們單方面在選人,事實上許多優秀的人才早在你面試他們之前,就已經把你的品牌淘汰掉了,他們是如何進行篩選的呢? 通常求職者對於公司品牌會有一個基礎的印象評分在,即便沒有,他和朋友聊到這間企業時,對方的反應,或是上網搜尋的結果,都是求職者用來評比企業的方式,雖然這並不全然客觀,但想想若在面試的時候,求職者忽然來一句「貴司的風評聽說不是很好...」,還真是難堪又無奈,所以在壞事傳千里的全民記者時代,你不得不承認,招募,24小時從沒停止過 ;

公司品牌不只是你的產品,他是企業存在的核心價值,塑造一個強力的公司品牌來吸引優秀的求職者,這是招募的高階技巧,但絕不是輕鬆的工程! 因為品牌必需和領導風格一致,並且具體實踐在每一位員工的工作環境中,除了HR部門之外,各部門單位間的合作也是環環相扣,企業上下都認同,才會真誠的種植品牌文化在求職者的印象之中。


http://blog.dew-point.com.hk/2012/11/06/what-is-a-performance-appraisal/

第一印象
代表公司接待或面試求職者的人,他就是公司給人的第一印象 ; 是高高在上還是親切有禮、是漫不經心還是耐心專注,面試約定的時間到了有沒有準時接洽還是以在其它會議為由讓人一等就是30分鐘,求職者是否在面試前要先寫一堆表格,而那些內容是你從人力銀行或是他們寄來的履歷就可以得到的資訊,這些細節,優秀的人才大概不會說出口,卻一定在心中也默默的在面試你的公司,所以當企業信心滿滿的發出 offer,求職者卻拒絕時,不妨回頭想想公司給人的 “第一印象” 是什麼?

記得有一次接到一通面試邀請的電話,對方只說了自己是外商,及希望見面的時間,當我進一步詢問職務內容時,對方僅告訴我他們官網上有寫,然後就急著掛掉電話,根本不用等到面對面,就註定了這次招募的結果,所以第一印象,是從電話交談,甚至郵件往來時,就已經開始了。



員工銷售公司的產品或服務給客戶,主管銷售公司給員工,這個業務團隊的頭是公司領導人,賣的是企業文化。 

2014/10/22

你相信培訓嗎?

「你相信培訓嗎?」每一次和不同的經理人討論企業夥伴的教育訓練議題時,我都會丟出這個問題讓對方思考,這是因為培訓工作的成效很難與業務發展的成果做量化連結,因此領導者願意投資,相信培訓可以為企業帶來正向發展,是展開培訓工作非常重要的第一步。




位於台灣中部的屋馬是一間熱情滿滿的燒烤店,Google「屋馬」二字,你會發現好幾頁的部落客撰文百分百好評,除了新鮮食材跟那碗神奇的雞湯之外,屋馬也獲得了極高的服務滿意度評價,一直以來我對這間公司夥伴電力永遠滿格的秘密充滿好奇,最近有幸受邀至內部授課,一窺魔法全貌,今天想和各位分享我的觀察。


http://confessionsofachangeagent.wordpress.com/2013/01/23/how-to-implement-change-even-when-you-dont-have-the-authority/


夥伴成就感多到要滿出來

領導層重視培訓,每月夥伴獲得的培訓時數是驚人的多,不管是北上南下,只要有值得學習,能幫助夥伴成長的課程,他們樂於投資 ; 而在培訓過後獲得的認證或資格,也會在內部分享榮譽,激勵所有人向前邁進,學員求知若渴的企圖心,在我下課後被包圍提問,常常一個小時還未能走出教室可以見得。



所有的學員上課時,會穿著整齊的工作制服,而且會互相督促服裝儀容,這疑惑在總經理以一身清爽且優雅的穿著現身教室,旁聽課程後破案,而我對於總經理親自到現場,觀察講師是否提供合宜的課程感到非常敬佩,因為那是一種對夥伴的用心。


STUDIOBIG 資深講師 : 大班老師和學員課後合影



總經理是大哥

花了一些時間才知道,原來學員口中的「大哥」,是他們的總經理。在課程的進行中,你可以發現團隊真的像家人一樣,高階主管會舉手示意希望冷氣溫度調高一點,不是因為自己冷,而是發現坐在身旁的夥伴在發抖,下課時候打鬧吐槽所使用的白目詞彙,你知道他們彼此之間感情深厚,隨堂考試「講師試講試教」時,每一個人都藏不住對公司及夥伴的感謝,去到屋馬授課,我感覺就像是去一個大家庭裡做客的感覺。


老師,您哪時還有時間?

原本預計教授的課程結束後,管理層來電表示由於抵擋不住夥伴們的求知慾,除了加開原本的課程之外,希望能新增「講師培訓技巧」的課程,他們希望開始培育自己內部的培訓講師,因為他們知道,企業內部的講師,不只是總結經驗分享知識的人,他們還可以有效傳遞領導人心中的願景,建構企業文化,並且時刻激勵夥伴,提供新知,讓團隊永遠處在正向的路,向前邁進!

STUDIOBIG 資深講師 : 大班老師和學員課後合影


從「大哥」、高階經理人到基層夥伴,不需言喻即可感受到的強烈熱情,屋馬團隊上下用最自然且堅定的方式告訴我,他們真的相信培訓! 

2014/10/02

簡報,是你品牌的一部份

最近參加了一場講座,主講者是一位年輕的創業家,由於領域新穎加上切入時機適當,沒多久便獲得了不錯的成就,我們和他雖產品不同,但運作的模式卻有許多的相似之處,於是抱持著學習的心態前往,但講座開始沒多久,我就發現這位創業家雖成功,卻不是一位好的演講者。




優越感

http://alaskazoo.org/bald-eagle

手裡握著麥克風,就以為整個空間我最懂的經典"麥克風大頭症"在他身上完美呈現,整場講座大談自己的成功案例,現場聽眾提出的疑問在一切順遂的他眼裡,似乎都是輕而易舉,似乎都是因為聽眾自己不夠努力才無法成功,到最後,甚至有人直接開口希望講者談談失敗的經驗,各位猜猜他怎麼回答的? 「唔...我想一下,好像沒有這種經驗耶...」

每次課程結束後,我喜歡和學員交換名片,這時常常會發現席間原來有很多學員也是講師,這往往都會提醒我小心那要人命的優越感 ; 在這一次講座結束後,有位年輕人向講者自廌,我排在他的後方,可以清楚觀察到講者的不耐,而輪到我與他交換名片,並表達有合作意願時,講者手一揮指向與他同行的助理說「找他就可以找到我」,就這樣,連名片都沒有交換的打算。



只講自己想講的

http://charmainehammond.blogspot.tw/2010_05_01_archive.html

我坐在席間觀察發現,現場的聽眾大多和我一樣,對於講者創業的過程、創意如何實現、營運模式的建立比較感到興趣,而不是講者一直在談的成功案例及公司介紹,結果講座進行中,有相當多的聽眾拿起手機把玩,或者做自己的事情,因為講者沒有發現,或在意聽眾的期待 ;

但事實上聽眾的組成和需求並不難察覺,當天來的人年紀大多落在35~45歲間,穿著也偏向較正式的裝扮,加上幾次不同學員提出的問題,都和營運模式有關,而類似的問題一提出,大部份的聽眾都點頭並拿起筆記,顯示出較高的興趣,在台上的講者,即使事前的準備方向有誤差,也應該要發現,而即時的調整內容,才不會浪費彼此的時間 ; 如果情況允許,能在事前做個聽眾背景問卷調查會更好。



不平衡的時間分配

http://thegoodistablog.com/2014/01/08/balancing-life-and-time/

講座時間總共兩小時,該講者在進行到剩下半小時的時候宣佈休息片刻,並表示等等繼續下半場,但就時間比例來說,是不平衡的,因為等到學員上完洗手間再回到座位上,”下半場”的時間僅剩下15分鐘 ; 後來講者超時半小時,在這期間,有兩三位聽眾離席,但顯然的,講者似乎也不太在意,堅持以同樣的速度說完最後的內容。


後來和主辦單位聊到這場講座,才知道真的發生客訴了,有學員來電抱怨講者的內容不符期待,只能說我不太意外就是了。這位主講者的工作領域跟品牌、設計有些許關聯,但對於簡報的投影片美感設計、內容的架構邏輯卻毫不用心,在現場也沒有帶著熱情演講,最後導致被客戶投訴,傷害自己的公司形象,要我認同他是一位成功的品牌創業家,真的無法!

創業家們,請把簡報視為一項產品,用心準備、設計,並帶著極大的熱忱上台擁抱它,因為那也是你品牌的一部份。

2014/09/21

你記得15年前的今天,你在做什麼事情嗎?

你記得15年前的今天,你在做什麼事情嗎?
答案是 : 你不只記得,還忘不了!


15年前的今天,台灣正經歷有史以來最強悍的921大地震,那一夜相信許多人都難以忘懷 ; 我還記得那天我人在14樓,親眼目賭房間的窗戶因強壓扭曲變形的實況轉播,和父親一起跑下安全梯時,幫前方的鄰居抱了他年幼的孩子,好加速離開大樓,小朋友勒緊我的脖子哭喊媽媽的感覺我也還記得,那全都是因為在那一天,「情緒記憶」受到強烈的衝擊。


不貼地氣的冗長流程

曾經接任一間公司培訓經理的職務,一開始為了落實現場端的銜接訓練,我們在每一間門市都培育了一位訓練師,並定期安排他們回到總部接受專業職能的訓練,但當時公司歷經大幅的組織異動,加上部份後勤單位的資深主管,制定了許多不符合門市實際狀況的行政流程,比方說客戶申辦會員卡,所有的表格填寫完居然要簽名11次,造成門市夥伴對公司極度缺乏信任 ;


「再陪我們走一會吧」

面對這樣挑戰,在集訓的一開始,我刻意安排了較軟性的課程,並且提供量身打造的工具,減輕訓練師們的工作負擔,傳遞和大家站在同一陣線的訊息,但這些還不夠 ; 最後一堂課結束前,我向訓練師說明了接下來公司將如何持續協助各位,並告訴大家雖然辛苦,但我們有心改變,希望所有夥伴再陪我們走一會吧,然後深深一躹躬,由於該公司後勤主管總是給人高高在上的權威感,所以我突然的舉動給了訓練師們很大的衝擊,坐在第一排一位總是臉臭的男夥伴,後來跟我說,他當下其實一直強忍著眼淚,怕流出來丟臉了,聽到第一線夥伴居然委屈到這種程度,心裡也是一陣難受。

離開這間公司一段時間後,和老同事聊到往事,他們總是挖苦我「說好的陪我們走一會呢?」對我這個舉動記得一清二楚,對於教授他們的培訓技巧,倒是沒留下多少印象,「情緒記憶」就是這麼感性,這麼強大,厲害的領導人或簡報者,會創造強烈的衝擊,在人們心中留下「情緒記憶」,多年之後他記得的事情絕對有限,卻會永遠忘不了受到衝擊那當下的感受。


用感性去記住事情,比理性來的強大太多了,相信你會認同這個觀點,因為你一定也有走出公司門口,卻忘記車停在哪裡的時候對嗎 XD 

2014/09/04

不要為了GUI 而 GUI


最近應商業周刊集團 - smart 自學網之邀,分享了一堂簡報溝通技巧的課程,其中和學員討論到「GUI」的概念時,有人提問說「大班,那麼是不是在投影片中盡量加入圖片就對了呢?」這是一個非常有意思的問題,於是我們更進一步的討論了一下 ;

GUI 是一個動詞


GUI 是一個電腦世界的名詞,在之前的文章我們曾經介紹過,它如何帶給人們便利,而這個概念運用在簡報製作上,則是希望大家簡化投影片,少用文字,盡量用圖片去取代表達,所以「GUI」在簡報的世界裡我認為它應該是一個動詞 ;



過多與本頁主題無關的"裝飾性圖片",反而讓投影片變的複雜


但可能因為GUI 裡的"G",它是Graphic (圖形) 的意思,而讓大家誤解了,其實並不是放入一堆圖片,為了GUI 而GUI,我想起曾經帶過一位培訓師,在聽過這個理論後,做出了如上圖複雜的投影片,雖然文字的量非常少,但由於放入了過多裝飾性,和主題無關的圖片,仍然讓畫面變的很恐怖 ;

另一種對於GUI 的誤解則是「過度GUI」,也就是認為投影片完全不需要有文字,只放了一張「意境般」的圖片,雖然搭配講者的演說,有的時候確實可以不需要文字說明,但考量場地 (也許後排聽不清楚)、學員程度,或是有人剛好低頭在做筆記,錯過了你的講解...許多許多的因素,我還是認為稍微加點文字是好的 ; 

意境般的只在投影片中放一張圖片,難以讓人理解你想表達的意思

聽眾可能用不同的方式去理解,為了避免奇怪的聯想,還是稍微加上文字說明吧!

我在上海某間百貨商城裡發現的海報,乍看之下不知道是什麼意思,"禁止搭乘手扶梯" ?



最後來看一個好的例子,我們常見到長條圖表左邊,有數不清的數列間隔,但實際上,在看投影片時是不需要他們的,大部份的時候聽眾都是直接看長條上的數值,因此若是能減少,甚至是完全拿掉這些長的像監牢的間隔橫線,你會立即發現這些可憐的長條們,忽然洗刷了圖表 = 複雜的冤屈,變的神清氣爽,且讓人容易理解。


所以「GUI」在簡報世界裡,簡單來說就是「在聽眾可以理解的程度下,讓畫面簡單化」的一個過程 ; 你的簡報,也GUI了嗎?

2014/08/27

無聲炸彈

圖片來源 : 中時電子報

小時候我是一個很調皮的學生,上課的時候總喜歡偷偷在課本後面藏一本漫畫書,或是偷吃中午的便當,冬天的時候甚至把耳機藏在外套裡面,再延著手臂拉到袖口放在掌心,然後用手托著頭假思考真聽歌,怪招百出 ; 而老師常常會說「不要以為你們在台下做什麼我不知道,我只是不想說而已」聽到這句話我心裡總是想,少來了~ 班上同學那麼多,老師怎麼會看的到! 直到我自己站上了講台教課,才發現原來老師當年說的話是真的,在台上,聽眾或學員的一舉一動,還真的看的蠻清楚的。

有時會遇到分心的學員,雖然當下正準備要分享最精彩的內容,卻又不好意思直接提醒對方,這時候我就會使用講者的大絕招 - 無聲炸彈,方法很簡單,人人都做的到,因為那就是「不講話」,不是提高你的音量,也不是用手去拍打投影布幕 (或是用粉筆敲黑板,老師都很愛這一招),就是停止說話,停頓的時間差不多到有略微的尷尬即可,你會發現神奇的事,分心的學員聽眾們都抬起頭看著你了。

為什麼會這樣呢? 唸書的時候我找到了答案 ; 當時櫻木接到流川的傳球正要出手,老師卻忽然停止滔滔不絕,我心裡總是會一驚 (老師該不會正在看我或是走過來要沒收漫畫了吧),然後抬起頭瞄一下台上,結果發現他只是在找黃色的粉筆 (呿~)。

說來非常有意思,老同學總是笑我「怎麼當年最皮的學生,現在變成了講師」,不過雖然調皮搗蛋,我還是從這些回憶中,獲取了一些寶貴的經驗呢! (合理化ing) 分享給各位,講者的大絕招 - 無聲炸彈,下次你也試試看! 

2014/08/16

探索溝通的頻道


主管:「上次活動的結案報告什麼時候會好?」
下屬:「我前天已經寄給你了!」

經理:「針對北區業務的開發,我們預計...」
老闆:「所以你的重點是什麼?」


這些對話是不是很熟悉,說不定你我都曾經有過類似的對白,這是因為不了解主管習慣用什麼樣的方式接收訊息的結果。

每個人都有特別喜歡的溝通頻道,有人喜歡面對面直接溝通、有些人則喜歡用email,像我就是 ; 我習慣透過email更新或討論工作進度,比起口頭溝通,我認為文字更能好好整理思緒,讓內容更有邏輯,在email內還能附上照片或其它附加檔案,加速接收者理解你所要傳達的訊息 ;


身為主管,我喜歡工作夥伴透過email回報工作進度,但身為下屬,我就遇過幾位不喜歡這樣溝通方式的主管,其中一位這樣說過「哎呀~ 我一天要收上百封郵件,一不小心就會漏看,有什麼重要的事,直接跟我講就好」,面對這樣的主管,我們自然得調整回報的方式,用主管習慣的頻道溝通,通常可是能大幅提高工作效率呢!


http://eportfolio.must.edu.tw/~B99010108/blog?node=000000001

拜科技發展所賜,溝通頻道的選擇變的相當多,即時通訊軟體如 : LINE 是一個全新的選項,傳訊息免費,只要透過網路,照片影片全都能即時送達,不過用LINE來溝通公事,每個人評價不一就是了 ; 當然你我都可以有自己喜好接收訊息的頻道,就像每個人汲取知識的方式也不盡相同,不過有時仍難免遇到特殊的情況 : 曾經有一位主管告訴我,他習慣口頭溝通跟手寫的報告,對! 你沒看錯,是手寫,雖然當時公司是一間以高科技智能產品為主軸的跨國公司,他仍然希望我用這樣的方式與他溝通 ;

上述的例子雖然特殊,但我後來還是配合了這位主管,不過我仍然會將工作的進度回報另外以email的形式寄出,一方面是為了訓練自己的歸納整理能力,一方面則是為了保護自己,免得口頭報告的內容被主管一句「你有說過嗎?」帶過,可就冤大了,最後,我認為只要能擁有「符合現況、提升效率、俱有(訓練)意義」這三點特質,就都是好的溝通頻道。

依主管個性及任務重要程度,各位可參考此圖建議的溝通頻道。

2014/07/27

你認真,對方才認真

忙碌的上海生活,如果不想吃黑暗料理,在市中心隨便一餐就得花上不少人民幣,但在熱鬧的新天地市區附近,有一間DEMO CAFE,白天是咖啡館,晚上變身深夜食堂,以寧靜舒適的環境供應健康美味,但最讓我留下印象的,還是掌櫃小周的熱情貼心,並且感染所有工作夥伴的服務態度。

有一次小周邀請我參加了他們的新品試吃會,到了現場我馬上後悔自己穿的太隨性,那天的DEMO CAFE散發出濃濃的質感及時尚,顯然屋主費了一番心思佈置 ; 入席後小周引廌來賓互相認識,令人感到溫暖的是他喊的出每個人的名字,甚至還能介紹來賓的工作內容,更讓人驚奇的是這些熟客們的友善及親切,加上從未嚐過的日式美食及特調,那是我在上海渡過的一個美好夜晚。

聽小周說最近要開第二間分店了,處在競爭激烈的上海市區,其實DEMO CAFE有相當多的競爭對手,到底憑什麼獨特,試吃會結束當晚睡覺前,我思考探索後得出三個想法,分享給大家 :


你認真,對方才認真

任職於零售業的期間,我負責人才招募的業務,聯合面試說明會當天,除了正式服裝之外,場地清潔、現場流程、開放入場的時間,甚至到背景音樂的選擇及音量,整個團隊都相當重視,即使已經執行數十次,我們還是會當成第一次謹慎 ; 曾經有一次在說明會開始前,我在洗手間遇見一位求職者,他正急忙的打上領帶,然後以緊張的口吻跟我說「他們怎麼搞的這麼正式?」


原本一開始,我只是不希望自己穿著牛仔褲面試整身正式服裝的求職者,覺得這樣不尊重對方,後來我發現,隨著你的認真程度增加,求職者也會更嚴肅的面對這一場面試,全力以赴,讓整場說明會有如星光大道選秀一樣,精彩刺激,我們也因此幸運的找到很多優秀的夥伴加入。

小周邀請我參加新品試吃會時,坦白說一開始我抱持著「免費吃大餐」的心態參加,直到當晚在門口見到了DEMO CAFE的全新佈置及氛圍,我才重新整理心情,以參加派對及享用美食的態度,回應主人家 ;

我有時會聽到主管們抱怨下屬不認真執行他交代的事項,仔細想想,是不是很多時候主管們自己公佈了一項任務,後來也沒有持續追蹤,超前進度或原地踏步也都不聞不問,甚至沒多久又推出新的專案,自己都不認真看待了,下屬怎麼會重視呢?


上行才下效、領導最重要

「今日はなにを食べたい?」
第一次注意到小周是他用日文和一位店裡的顧客在交談,當時同行的友人驚訝「這間店連店員都會講日文啊?!」是的,一開始我們都誤以為小周是店員,他貼近客戶,他親自點餐,他為進出的客戶開門,完全沒有老闆的架勢 ; 

有一回加班,我去DEMO CAFE外帶咖哩飯,當晚雖然下雨,但店裡人氣仍然頗旺,所以我決定在門外等,小周馬上跟了出來將門外的椅子擦乾,這樣細心的服務,相信店裡的夥伴都看在眼裡,耳濡目染之下,整間店的工作人員總是堆滿笑容,提供一次又一次意外貼心的用餐體驗。

我們都知道不好的工作環境有多麼的折磨人,所以我常看著DEMO CAFE的員工心想 - 你們真的是很幸福的一群人,有這樣的主管及工作環境 ; 希望下屬也跟小周的夥伴一樣重視細節,認真工作嗎? 好的主管會先從自己做起!

DEMO CAFE的掌櫃小周(左一) 和想飛上海團隊合影,小周是女生哦!







忠實粉絲的小眾市場

上海並沒有明文禁止在室內抽煙,所以常常可以見到烏雲密佈的用餐空間,新品試吃會當天,我親眼見到幾位來賓起身,在門外完事後才回到室內,在DEMO CAFE以外的咖啡館,我還沒見過這奇特的現像 ;

如前面提到的,我對於試吃會當天來賓的友善及親切感到驚喜,大家聊起天來是那麼投機,完全不像是剛認識的朋友,用餐結束後彼此互留了聯繫方式,不是那麼客套的「有空約出來吃飯」,當天認識的許多朋友後來甚至也參加了想飛講檯在上海的講座活動,一直到現在我們還保持聯繫,也常在DEMO CAFE巧遇 ;

從DEMO CAFE的常客,我想到了「小眾,其實不小」這本書裡面提到的 -「把產品賣給所有人的策略,再也行不通了!」DEMO CAFE並沒有嚐試迎合那些不適合客群的喜好,反而專注在自己特色上的經營,從掌櫃小周帶頭做起的貼心服務,吸引了在意氛圍、服務,優質消費體驗的客戶,在這群人與DEMO CAFE之間,有一股惺惺相惜的凝聚力,他們喜歡這裡,只要DEMO CAFE的風格不變,他們樂於成為忠實客戶。

領導者的風格吸引了一群跟隨者,公司的文化也因應而生,於是特定的族群愛上這種文化,
接下來由這些族群更進一步定義了品牌風格,最後品牌風格再反過來吸引到一樣的人加入。


曾經協助一間公司經營會員服務及粉絲團,在一次和對方負責會員管理的主管對談中我發現,該公司之前為了衝高會員數,訂下每月發展量目標,而員工為了達標不受罰,使用了很多假資料,主管知情卻也因為擔心受罰而睜一隻眼閉一隻眼,惡性循環之下,會員數裡有很大的比例是無效資料,剩下的真實資料,也沒有進一步做客群分析,更重要的是,他們的行銷策略總是想要討好所有的客群,而全部落的成效不彰。


我想這就跟交朋友一樣,話不投機三句多,那些懂你的,喜歡你的朋友,你只需要專注他們,不必費時間在那些你也不喜歡的人身上 ; “天才老爹” 的男主角比爾.寇斯比 (Bill Cosby) 說的好 -「我不知道成功的秘訣是什麼,但我知道失敗的關鍵就是想要討好每一個人。」

你也在急忙的上海討生活嗎? 推廌我的避難所給大家 - DEMO CAFE 典謨新知