2014/03/24

簡報開場的火力展示


今天我們來談談簡報一開始免不了的自我介紹,這邊就三種我常見到的情況來跟大家分享 :



落落長的自我介紹


最近我一位好朋友參加了教人如何做簡報的課程,在課後我興致勃勃請他分享課中所學,沒想到他一臉無奈的說,「光是一開始的自我介紹就講了15分鐘,一直說他自己有多厲害,後面也聽不下去了...」;

這樣的大網,到底重點是什麼?


同樣的原理在產品廠商的簡報中也很常見,往往一開始會先介紹「公司歷史、公司文化、產品精神...」,說真的,我對你們公司創辦人從什麼學校畢業一點興趣也沒有,我只想知道貴公司產品的特點!

所以綿延到天邊的自我介紹,是千千萬萬要避免的。


這是人家的第一次... (羞)


有些簡報者,不知道是謙虛還是真的新手上路,還沒開始簡報就先道歉,表明自己的經驗不足,或甚至「這份資料沒有準備的很完全」,說真的我根本覺得這不是沒禮貌嗎? 試想,若哪天你需要動點小手術,當你被麻醉前醫師滿臉歉意的跟你說 :「不好意思,這是我第一次動刀...」你不先嚇掉半條命才怪 ;

為每一次簡報做好準備是態度,即使真的經驗不足,不說出口則是基本的禮貌。




如煙火般的火力展示


記得在二十出頭歲的時候,常常需要在比自己年長許多的人面前簡報或授課,往往在課程開始前,就得先承受「這小毛頭該不會是今天的講師吧?」的眼神對待,這時候適當的自我介紹就相當重要,至少讓聽眾理解,你今天憑什麼站在台上,這不只是為了課程順利進行,也為了聽眾的自尊心 ;

而所謂適當的自我介紹(火力展示),必需掌握三個重點,第一當然是避免過長,約30~60秒即可、第二是找到對聽眾來說有感的WOW點,不要流於制式俗套、第三則是不要說謊或誇大自己的經歷,簡單用一句來說,好的簡報開場自我介紹,應該像「煙火般燦爛獨特且短暫」。 

簡報三原則之二 : Consistence

有一回去南京出差,下榻飯店的時候已經是深夜,於是就近找了間麥當勞覓食,我點了一份雞腿堡套餐,沒想到整份套餐又冷又乾,連可樂也已經完全沒有氣,像喝糖水一樣,那時候是12月份,夜晚的南京只有0度左右,飢寒交迫的我開始思考,為什麼這份套餐會如此”糟金”,畢竟是全球的大型連鎖速食,口味應該是一樣的啊!



隔天早上,我特別拜託當地的區域經理,在上班前帶我去買杯星巴克,除了因為十年來每天一杯咖啡的習慣,更重要的是我需要那份安全感,那份一致性 (Consistence) 帶來的安全感,因為不管去到哪邊,冰山美式的味道總是一樣。

我曾經看過簡報者在一張投影片內使用了超過5種字型,每個字型還有各自的顏色及大小,更不要說令人眼花撩亂的特效,我禁不住想,這是什麼動作片嗎? 同樣的,若每間星巴克的咖啡口味都不一樣,不是會很令人不安嗎?

所以,在製作投影片的時候,從主題樣版的選擇、字型、排版、圖片,甚至過場特效,盡可能保持一致性可以帶給人專業的感覺,在不同的簡報之中,也要遵守這個原則,一旦久了,這些堅持就會成為你的個人風格,並為你的聽眾帶來安全與信任感。

2014/03/05

簡報三原則之一 : GUI

製作簡報的方式、技巧,小秘方非常的多,多的讓人記不清楚了,
分享一個我們緊緊抓住的,簡單的個三原則之一 : GUI

GUI 是Graphical User Interface的縮寫,中文是圖型使用者介面,
這個詞其實源自於電腦世界 (詳見http://zh.wikipedia.org/wiki/图形用户界面)。

GUI 帶給人們的好處其實就是容易操作,簡單明瞭,舉個簡單的例子來說 : 在使用智能手機拍照時,我們會先找”相機”的圖示,而不是”Camera”這幾個文字,因為圖示讓人容易辨別,有的時候甚至不需要文字也能理解 ;

找找看,相機在哪裡?


下面這張照片是我在日本大阪鐵路車廂內發現的宣傳海報,我刻意的將中文說明馬賽克處理掉,但是你有沒有發現,即使不會日文,光看圖片,也能知道它要宣導的內容,是不是很有意思?

雖然沒有中文說明,但透過圖片,你是不是也能理解它想表達的意思?





所以回到簡報上頭,你應該要相信一件事,大量的文字或複雜的排版,除了讓聽眾的理解能力降為0之外,不會有其它的功能,而我相信那不是你想要的,所以簡報三原則之一 : GUI,文字越少越好,如果可以,甚至不需要文字。