2014/04/30

沒禮貌,我連看都不想看!

上次跟大家聊到一再修正,「以此封為主」的email習慣讓人傻眼之外,今天要來說說個人最不喜歡,甚至覺得沒有禮貌的email寫法。


# 第一名 : ??!!!!!

那個...我覺得你也不太會寫email...

每次看到爆走的問號跟驚嘆號,都會覺得發信者是不是想吵架,畢竟透過文字,是不容易傳達音調,這個時候標點符號就會成為你的語氣,我們試著來看看下面的例子 :

Ex1 :「不好意思,請問您上封郵件有收到嗎?」
Ex2 :「不好意思,請問您上封郵件有收到嗎?????!!!!!!!!」



前者僅使用一個問號,看起來就是中規中矩,讓收信者不會覺得有情緒在裡面,但後者的例子,一定會讓看的人火冒三丈,如果不想讓人誤會你的語氣,這點千萬要注意。



# 第二名 : 內容打在標題欄

收到如上圖的郵件,有的時候真想也賭氣把要回覆的內容,打在標題欄後面回信。



# 第三名 : 整封email都是我的調色盤

有的時候為了方便閱讀,或是強調重點,適當的改變顏色是可以接受的行為,但一封郵件中最好不要超過兩種以上的顏色,而出現數種不同文字大小,則是花花綠綠調色盤的好兄弟,他們的共同功能就是讓一封郵件變的難以閱讀,及降低發信者的專業形象。

現在很多企業的工作,都需要靠email來溝通或討論,信件來往的禮儀細節,千萬不能不放心上 ; 常聽到有人抱怨主管或客戶不回信,不妨靜下心看看,檢查一下是不是自己誤觸雷區,還錯怪了別人。

各位是否也有令人傻眼的email故事呢? 

2014/04/21

做六天的簡報封面


做六天的簡報封面


幾年前我曾經任職一間公司,所有的主管每隔三個月開一次季度會議,大家都需要製作一份關於過去績效分析,及未來規劃的簡報,當時我們稱之為「季報」。

由於老總的視力很好,隨便一個小細節疏忽了,一定會被盯上,然後會議開到天荒地老,記得我做為菜鳥參加的季報處女秀,就從早上九點,到半夜兩點才結束 ; 為了不讓會議陷入這種”無限迴圈”,我們都會至少提前一週開始準備季報,但在這一週,光是封面,就得花掉我六天的時間,
真正重要的簡報內容,通常只好用僅剩的一天爆衝趕出來,而結果當然不會太理想。



製作簡報的Rule #1,不要打開電腦!


算算我跟簡報的緣份大概也有17年的時間,若要說我學到了什麼,那就是千萬不要在一開始製作簡報的時候,就打開電腦裡的Keynote (或 Power Point),當你的架構還沒有想好的時候,一定是把最容易製作的封面給先解決掉,接著對著螢幕開始發呆 (狂),許多的點子不斷的闖進又飛出你的想像空間,直到最後關頭,簡報還是跟腦袋一樣 - 空白。



“簡報製作初期從「類比世界」出發,用紙與筆將構想擬成草稿,那麼等到我們以數位方式表達構想時,會看得更清楚,催生出更俱創意的成果。”

-“Presentation Zen” Garr Reynolds 


從紙上作業開始


我推廌給大家的方法是先把整體的架構畫下來,就是隨意的畫在筆記本上,一些資訊呈現方式的設計,也可以預先畫下,等到製作簡報的時候,你在做的動作,其實只是把這些圖案,變成一張一張的幻燈片,由於繪畫是比較簡單且容易塗改的,因此在思考的過程中,不會受限於電腦操作的複雜,除了能省下時間之外,更能讓大腦專心的整理要報告的資訊。



“左邊在筆記本畫下的圖案,是我在腦中的構思,右邊的圖片則是最終製作成幻燈片後呈現的感覺。”

我曾經試過將季報準備的時間拉到兩週,希望能避免在緊要關頭臨時抱佛腳的慘況,但經過親身試驗的結果,製作複雜又龐大的簡報內容還是只有一天的時間,而封面呢? 該死的花了13天...再一次,經由個人親身實驗證明 : 製作簡報的第一步,就從不要打開電腦開始!