做六天的簡報封面

做六天的簡報封面

幾年前我曾經任職一間公司，所有的主管每隔三個月開一次季度會議，大家都需要製作一份關於過去績效分析，及未來規劃的簡報，當時我們稱之為「季報」。

由於老總的視力很好，隨便一個小細節疏忽了，一定會被盯上，然後會議開到天荒地老，記得我做為菜鳥參加的季報處女秀，就從早上九點，到半夜兩點才結束 ; 為了不讓會議陷入這種”無限迴圈”，我們都會至少提前一週開始準備季報，但在這一週，光是封面，就得花掉我六天的時間，真正重要的簡報內容，通常只好用僅剩的一天爆衝趕出來，而結果當然不會太理想。

製作簡報的Rule #1，不要打開電腦!

算算我跟簡報的緣份大概也有17年的時間，若要說我學到了什麼，那就是千萬不要在一開始製作簡報的時候，就打開電腦裡的Keynote (或 Power Point)，當你的架構還沒有想好的時候，一定是把最容易製作的封面給先解決掉，接著對著螢幕開始發呆 (狂)，許多的點子不斷的闖進又飛出你的想像空間，直到最後關頭，簡報還是跟腦袋一樣 - 空白。

“簡報製作初期從「類比世界」出發，用紙與筆將構想擬成草稿，那麼等到我們以數位方式表達構想時，會看得更清楚，催生出更俱創意的成果。”

-“Presentation Zen” Garr Reynolds 

從紙上作業開始

我推廌給大家的方法是先把整體的架構畫下來，就是隨意的畫在筆記本上，一些資訊呈現方式的設計，也可以預先畫下，等到製作簡報的時候，你在做的動作，其實只是把這些圖案，變成一張一張的幻燈片，由於繪畫是比較簡單且容易塗改的，因此在思考的過程中，不會受限於電腦操作的複雜，除了能省下時間之外，更能讓大腦專心的整理要報告的資訊。

“左邊在筆記本畫下的圖案，是我在腦中的構思，右邊的圖片則是最終製作成幻燈片後呈現的感覺。”

我曾經試過將季報準備的時間拉到兩週，希望能避免在緊要關頭臨時抱佛腳的慘況，但經過親身試驗的結果，製作複雜又龐大的簡報內容還是只有一天的時間，而封面呢? 該死的花了13天...再一次，經由個人親身實驗證明 : 製作簡報的第一步，就從不要打開電腦開始!